Hành trình xây "ADN tử tế" của 1Office

1Office được sinh ra bởi niềm đam mê xây dựng một giải pháp giúp cho các doanh nghiệp tối ưu hóa vận hành. Niềm đam mê này được thôi thúc và vun đắp trong hơn 10 năm từ khi ông Thắng còn ngồi trên giảng đường đại học. Xuất phát điểm là dân chuyên Toán đam mê những con số chính xác và đặc biệt yêu thích tư duy tối ưu, ông Thắng đi sâu mày mò các phần mềm phục vụ quản lý doanh nghiệp từ sớm.

CEO 1Office hồi tưởng, lĩnh vực phần mềm quản lý doanh nghiệp cách đây 15 năm mới chỉ đi theo hướng "may đo", nghĩa là các doanh nghiệp đặt hàng nhà cung cấp viết riêng phần mềm. Cách làm này vừa tốn thời gian, chi phí cao, lại không có tính kế thừa để triển khai diện rộng, một phần vì thời điểm đó khái niệm SaaS (Software as a Service) đang còn xa lạ ở Việt Nam.

Nắm lấy cơ hội, năm 2009, ông Thắng và cộng sự bắt tay vào khởi nghiệp với startup DOS (Digital Optimization Solution), với mong muốn xây dựng giải pháp số tối ưu hoá vận hành cho doanh nghiệp. Gặt hái nhiều thành tựu, sau 3 năm, DOS sát nhập vào một liên doanh mới với Công ty Cổ phần Vật Giá Việt Nam (VNP).

Liên doanh mang tên OneOffice được tạo ra với mục đích thương mại hóa giải pháp quản trị vận hành nội bộ Vật giá do chính DOS xây dựng. "Ý tưởng rất tốt, nhưng thực tế thì không như vậy. Một giải pháp ‘đo ni đóng giày’ cho một công ty thương mại điện tử không đại diện cho nhu cầu thị trường", ông Thắng nhớ lại. OneOffice thất bại sau 3 năm thành lập, vì khách hàng đòi hỏi chỉnh sửa rất nhiều.

Lần thất bại này, cùng với sự ra đi của một vài người trong đội ngũ sáng lập thời đầu, cộng với khoản nợ lên đến gần 500 triệu được CEO 1Office ví như "một cú tát trời giáng lung lay tinh thần khởi nghiệp". Có lúc ông tưởng không thể gượng dậy và suy nghĩ nghiêm túc về việc dừng lại.

"Nhưng chính tại thời điểm đó, tôi luôn nhớ tới câu nói: Khi bạn muốn dừng lại, hãy dành một phút để nghĩ xem tại sao bạn lại bắt đầu. Chính cái lý do bắt đầu rất tuổi trẻ, rất đam mê, vì xã hội đó đã khiến tôi đứng dậy, bước tiếp về phía trước", ông Thắng nhớ lại.

Về nhà vay gia đình 500 triệu đồng, một câu nói của bố khiến ông nhớ mãi: "Bố cho con vay vì những người đi theo con, chứ không phải vì con. Nhớ làm gì thì làm, đừng nợ lương nhân viên, đừng nợ thuế nhà nước". Ngày 3/8/2015, Công ty Cổ phần Workway (về sau được đổi tên thành 1Office) ra đời. Nhận ra "tử huyệt" của lần thất bại trước, ông Thắng kiên định làm ra một giải pháp dành cho tất cả doanh nghiệp. 1Office chính thức trình làng phiên bản thương mại đầu tiên vào năm 2017, từ đó không ngừng mở rộng và phát triển chuyên sâu các tính năng.

Với vị CEO này, điều giữ ngọn lửa khởi nghiệp trong ông cho tới tận bây giờ đến từ đam mê mang lại cho doanh nghiệp Việt bộ công cụ tối ưu hoá vận hành, bên cạnh đó là sự kiên trì, bền bỉ. "Thiếu tiền thì sẽ có cách kiếm tiền, thất bại trong cách tiếp cận thị trường thì sẽ có lối đi khác linh hoạt hơn... Với tôi, đam mê là điều kiện cần nhưng kiên trì mới là điều kiện đủ để tới đích", ông chia sẻ.

Với ông, khoảnh khắc khó khăn và u tối nhất trong đời khởi nghiệp không phải là những lúc thiếu tiền, đồng nghiệp rời đi, sản phẩm lỗi, khách hàng chê trách ... mà là lúc bản thân mất đi cảm giác đam mê với sản phẩm. Ngồi trước đứa con do chính mình tạo ra không còn hứng thú làm những điều mới, cải tiến tốt hơn... đó là những lúc "cô đơn khủng khiếp và khó vượt qua".

Công thức tối ưu hoá lợi nhuận của mọi doanh nghiệp đều được tính trên hai mặt của vấn đề: tăng trưởng kinh doanh và tối ưu hoá vận hành. Với 1Office, giải quyết bài toán thứ hai - tối ưu hoá vận hành doanh nghiệp là triết lý chưa bao giờ thay đổi trong suốt hành trình gần một thập kỷ qua.

"Một người học toán luôn nằm lòng khái niệm về biến số và hằng số trong một phép tính. Ở đây, hằng số, hay những giá trị bất biến là triết lý làm sản phẩm của 1Office, còn biến số là cách doanh nghiệp xoay hệ quy chiếu đưa công ty đi qua khó khăn, cám dỗ, sẵn sàng nói không với những xu hướng nhất thời không phù hợp, không tối ưu cho khách hàng", ông Thắng nói.

Vị CEO giải thích thêm, điểm khác biệt của sản phẩm quản lý tổng thể doanh nghiệp 1Office chính là tư duy "all in one".

Theo ông Thắng, đó chính là lời giải cho bài toán quản trị tổng thể doanh nghiệp tối ưu và đáp án chính là giải pháp 1Office. Việc giải quyết một vấn đề trong vận hành doanh nghiệp bao giờ cũng đơn giản hơn. Thông thường, các công ty phần mềm sẽ chọn một bài toán cụ thể trong vận hành doanh nghiệp để xây dựng thành phần mềm. Vì điều này sẽ đúng với lý thuyết kinh doanh, giúp họ dễ làm, dễ bán, nhanh thu lời và nhanh mở rộng thị phần hơn bởi có sản phẩm sớm để tung ra thị trường. Tuy nhiên, như vậy đồng nghĩa với việc khách hàng sẽ phải loay hoay đi tìm nhiều phần mềm khác để xử lý các vấn đề còn lại trong vận hành doanh nghiệp như: bán hàng, quy trình vận hành, quản lý nhân sự, truyền thông nội bộ...

Không những thế, các doanh nghiệp đang bị phân mảnh ra nhiều phần mềm nhỏ lẻ, điều này gây rất nhiều phiền toái cho các nhà lãnh đạo. Điển hình, việc đồng bộ dữ liệu kém khiến doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc phân tích chỉ số báo cáo thống kê. Doanh nghiệp không đủ dữ liệu để giải quyết tận cùng một bài toán nào đó, không tạo ra môi trường làm việc thống nhất giữa các bộ phận (mỗi người dùng một phần mềm khác nhau).

Bên cạnh đó, việc sử dụng nhiều phần mềm yêu cầu doanh nghiệp phải bỏ ra một nguồn chi phí rất lớn. Vì thế, 1Office chọn hướng giải quyết là giải bài toán tổng thể trong khâu vận hành doanh nghiệp.

Trải qua nhiều thăng trầm khởi nghiệp, điều mà doanh nhân Lê Việt Thắng mong muốn ở 1Office, là xây dựng một tổ chức tử tế

Theo ông, 1Office thực hiện một sứ mệnh tử tế, là ánh xạ cho doanh nghiệp từ dưới đất lên trên mây đưa cả doanh nghiệp số hoá lên Cloud, cung cấp giải pháp đóng vai trò như đồng hồ đo sức khỏe cho doanh nghiệp. Càng số hoá, liên kết được nhiều dữ liệu đầu vào càng là chìa khoá để giải quyết vấn đề tối ưu vận hành, tiết kiệm thời gian và chi phí, nâng cao năng suất lao động trong mỗi doanh nghiệp.

Với 1Office, sự tử tế xuất hiện ngay cả khi khó khăn nhất. "Trong đợt dịch vừa rồi, tôi đã trả lại khá nhiều tiền cho những công ty du lịch, công ty đào tạo vì thấu hiểu những khó khăn của họ, và mình thì không thể nào cầm tiền của họ trong hoàn cảnh đó được", CEO 1Office chia sẻ. Hay công ty có chính sách "tính theo chi phí thực sử dụng", tức là doanh nghiệp mua gói 30 nhân sự nhưng chỉ có 10 người sử dụng, 1Office vẫn chấp nhận tính giá trị sản phẩm theo 10 người.

1Office luôn cố gắng xây dựng chế độ lương cạnh tranh với các công ty công nghệ khác ở Việt Nam. Ông Thắng quan niệm, nhân sự gắn bó với công ty nhờ "hiểu rồi mới yêu". Ngược lại, công ty có những chính sách nhân văn, quan tâm đời sống không chỉ nhân viên mà còn là "những hậu phương" của họ, như có thêm ngày nghỉ cho bố mẹ vào ngày khai giảng của con; chính sách bảo hiểm sức khỏe.

Bên cạnh đó, tinh thần "chân thành để thấu hiểu, phản biện để phát triển", " tất cả vì sản phẩm", "sếp chỉ quản lý về mặt hành chính, trong công việc là ngang hàng"... cũng là văn hoá đặc trưng của 1Office.

Nhìn lại hành trình 1Office từ khi thành lập, CEO Lê Việt Thắng nói điều khiến ông tự hào nhất, là doanh nghiệp đã và đang giúp hàng nghìn doanh nghiệp vận hành tốt hơn, giúp hàng trăm nghìn người dùng làm công việc dễ dàng hơn hàng ngày.

Hơn một triệu hợp đồng CRM, 2 triệu quy trình công việc, 8 triệu đơn từ, 12 triệu nhiệm vụ công việc, hơn 111 triệu lượt chốt vân tay,... đã được xử lý trên hệ thống 1Office. Cũng theo khảo sát trên các doanh nghiệp đã sử dụng 1Office, trung bình cứ 5 ngày mỗi nhân viên tiết kiệm được một tờ giấy in nhờ số hóa dữ liệu và 15 phút lao động, năng suất lao động cũng tăng 10-15%.

1Office hiện trở thành giải pháp chiến lược được tin dùng bởi hơn 5.000 khách hàng doanh nghiệp và hơn 450.000 người dùng khắp Việt Nam. Đặc biệt, hơn cả một phần mềm, công ty cung cấp hệ sinh thái làm việc trực tuyến, biến doanh nghiệp vừa là nơi làm việc, vừa là nơi gắn kết và chia sẻ giữa người với người.

Chia sẻ về dự định tương lai, ông Thắng tự tin khẳng định 1Office đã "vững chân" ở thị trường nội địa, mục tiêu gần nhất là vươn ra ngoài biên giới Việt Nam, đạt một triệu người dùng trong năm 2025 và trở thành nền tảng quản trị doanh nghiệp số 1 Đông Nam Á.